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— L'essentiel —

Formation initiale FNE Ain

Bienvenue dans la formation pour la prise en mains des outils numériques utilisés à FNE Ain

Bienvenue à FNE Ain,

Vous trouverez dans cette série de vidéos les outils indispensables pour travailler dans l’équipe FNE Ain. Commencez par les 3 premiers pour être opérationnel. Vous pourrez faire les suivants en fonction de vos besoins.

Une grande partie des liens présentés dans les vidéos sont référencés ici

« \\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\INFORMATIQUE\Marque pages FNE Ain.html »
Pour les importer en tant que signet dans Firefox suivez cette procédure.

ATTENTION :

Une partie des vidéos ont un son faible sur certains ordinateurs. Si c’est le cas, prenez des écouteurs pour avoir un meilleur confort d’écoute.

Pour démarrer, cliquez sur l’onglet « Plan » pour accéder aux différents modules de formation.

Bon démarrage !

Vous avez vu une erreur ? Vous avez une idée pour améliorer ces vidéos ?
Écrivez à olivier.coffin@fne-aura.org

Sommaire :

Introduction

 1. Communiquer avec l’équipe

1.1 Si vous êtes sur un ordi de FNE : configurer le client mail Thunderbird [MAIL]
1.2 Le webmail [MAIL]
1.3 Ajouter sa signature mail personnalisée FNE Ain [MAIL]
[FACULTATIF MAIL] Configurer son email sur son téléphone
1.4 La messagerie instantanée d’équipe [SLACK]

2. Configurer son agenda et Coutosuix – outils de suivi du temps

2.1 Configurer et utiliser Google Agenda
2.2 Gérer le suivi de temps et les demande de congé avec Coutosuix + synchro avec Google Agenda
2.3 Importer les raccourci FNE Ain dans Firefox

3. Accéder au serveur de fichier FNE Ain

3.1 Se connecter au serveur FNE Ain pour la première fois [SERVEUR PARTAGÉ]
3.2 Connecter votre ordinateur au serveur de fichier FNE Ain via VPN [SERVEUR PARTAGÉ]
3.3 Se connecter à l’espace du serveur FNE Ain via navigateur et partager des fichiers (type wetransfer) [SERVEUR PARTAGÉ]

4.Quand j’organise un événement : fichier à remplis impérativement [POUR MISSIONS COURANTES]

5.Accéder aux comptes FNE Ain et mot de passe communs [POUR MISSIONS COURANTES]

6. Envoyer des mailling et consulter l’annuaire interne (outils de relation adhérents et contacts FNE) [POUR MISSIONS COURANTES]

6.1 CiviCRM 1 Connexion, recherche contacts, gestion des groupes [MAILLING ET ANNUAIRE]
6.2  CiviCRM 2 Maillings [MAILLING ET ANNUAIRE]
6.3 CiviCRM 3 Gestion d’événement [MAILLING ET ANNUAIRE]

7. Organisation et gestionnaire de tâches

7.1Utiliser todoist [GESTIONNAIRE DE TÂCHE]
7.2 La photothèque de FNE Ain
7.3 Installer les pilotes de l’imprimante

[BONUS COLLABORATION] Annoter une page web de manière collaborative
[BONUS COLLABORATION] Collaborer sur un fichier à plusieurs

Introduction

Avant de commencer, voici deux vidéos de présentation qui vous permettront de bien comprendre le fonctionnement, les objectifs et les actions de l’association.

"\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\COMMUNICATION\Présentation FNE.mp4"

1. [POUR DEMARRER] Communiquer avec l’équipe

Tout pour accéder à ses mails, configurer sa signature, thunderbird et la messagerie Slack.

[MAIL]  1.1 Si vous êtes sur un ordi de FNE : configurer le client mail Thunderbird

[MAIL] 1.2 Le webmail

Le webmail sert à accéder à son compte email depuis n'importe quel navigateur.<br /> <br /> Pour avoir le code de votre signature et le modifier, voir la vidéo dans la section suivante «[MAIL] 1.2 Ajouter sa signature mail personnalisée FNE Ain»

[MAIL] 1.3 Ajouter sa signature mail personnalisée FNE Ain

Le code html mentionné dans la vidéo est téléchargeable en cliquant ici.

[FACULTATIF MAIL] Configurer son email sur son téléphone

Suivez le tutoriel en pdf

[SLACK] 1.4 La messagerie instantanée d’équipe

  1. Si ce n’est pas déjà fait, installez Slack en téléchargeant la dernière version ici.
  2. Connectez vous en utilisant votre adresse professionnelle. Si un compte à déjà été configuré avant et que vous n’avez pas le mot de passe faites une demande de récupération de mot de passe à la 2e étape de la connexion.
  3. indiquez votre nom en cliquant sur l’icône de profil en haut à droite et cliquez sur profil puis sur «modifier le profil (icône crayon dans un rond) saisissez votre Nom.

 

2. [POUR DEMARRER] Configurer son agenda et outils de suivi du temps

Google Agenda et coutosuix, l’outils pour noter le temps passé sur les projets, les heures supplémentaires
+ les liens principaux à sauvegarder.

2.1 Configurer et utiliser Google Agenda

Pour vous connecter à votre agenda Google aller sur https://calendar.google.com/ et identifiez vous avec votre adresse se terminant par @fne-ain.org

Si vous n’avez pas accès aux agenda des autres membre de l’équipe :

I. Partager votre agenda avec l’équipe 

1. Ouvrez Agenda et, sous Mes agendas, placez le curseur sur l’agenda que vous souhaitez partager (celui qui est à votre nom). Cliquez ensuite sur les trois point verticaux à droite de votre nom puis Paramètres et partage.

2.Sur la page qui s’affiche descendez jusqu’à «Partager avec des personnes en particulier»

  • Cliquez sur «Ajouter des contacts»
  • Ajouter l’adresse «salaries@fne-ain.org» et dans le menu déroulant choisir «modifier des événements»
  • Écrire un mail à la liste de diffusion des salarié·e·s en l’envoyant à l’adresse salaries-f01@framalistes.org pour leur demander d’ajouter votre agenda :

«Bonjour,

Je viens de créer mon agenda Google. Vous pouvez accéder à celui-ci en ajoutant l’adresse mail suivante : monaresse@fne-ain.org

Merci d’avance et bonne journée.»

II. Ajouter les agenda des membres de l’équipe

  • Allez sur la page de l’agenda https://calendar.google.com en vérifiant bien que vous êtes connecté avec l’adresse en @fne-ain.org
  • Descendez cliquez sur le + à côté de «autres agendas»
  • Cliquez sur «Ajouter un agenda»
  • Dans le champs «Ajouter un agenda» ajouter les adresses des membres de l’équipe disponible à ce lien.

Cliquez ici pour avoir quelques astuces d’utilisation.

L’aide Google peut donner plus d’infos ici.

III. Indiquer ses jours non travaillés

"\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\GOOGLE AGENDA\Google Agenda Indiquer ses jours non travaillés.mp4"

IV. Réserver une salle ou du matériel 

"\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\GOOGLE AGENDA\Réserver une salle ou du matériel sur google agenda.mp4"

2.2 Gérer le suivi de temps et les demande de congé avec Coutosuix + synchro avec Google Agenda

ATTENTION : choisir «copier l’adresse secrète au format ical» et non l’«adresse publique» (voir vidéo ci-dessous)

2.3 Importer les raccourci FNE Ain dans Firefox

Vous trouverez le fichier des raccourcis des outlis en lignes de FNE Ain au lien suivant (à copier coller dans la barre de navigation d’une fenêtre windows)

\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\INFORMATIQUE\Marque pages FNE Ain.html

Vous pouvez l’ouvir pour le consulter ou l’importer dans Firefox pour avoir accès au lien via les signets du navigateur. Pour cela regarder la procédure suivante.

Importer des marque-pages dans Firefox

Ouvrez Firefox sur l’ordinateur sur lequel vous voulez mettre vos favoris.

Astuce : il serait bien de réaliser une sauvegarde de vos marque-pages avant l’importation. Pour ce faire, suivez les instructions de l’article Restaurer les marque-pages à partir de sauvegarde ou les déplacer vers un autre ordinateur.

  1. Cliquez sur le bouton de menu pour ouvrir le panneau de menu. Cliquez sur Marque-pages puis sur la barre Organiser les marque-pages située au bas du menu.
  2. Sur la barre d’outils dans la fenêtre « Bibliothèque », cliquez sur Importation et sauvegarde puis choisissez Importer des marque-pages au format HTML…

3. Dans la fenêtre d’importation des marque-pages qui s’ouvre, naviguez jusqu’au fichier HTML des marque-pages à importer et sélectionnez-le.

4. Cliquez sur le bouton Ouvrir. La fenêtre d’importation des marque-pages se ferme.

5. Fermez la fenêtre « Bibliothèque ».

Vos favoris d’Internet Explorer seront ajoutés à vos marque-pages de Firefox dans le répertoire Menu des marque-pages.

3. [POUR DEMARRER] Accéder au serveur de fichier FNE Ain

L’espace de fichier où sont classé tout les documents de FNE. L’intégralité de vos dossiers et fichiers doivent êtres sur ce serveur pour éviter toute perte.

[SERVEUR PARTAGÉ] 3.1 Se connecter au serveur FNE Ain pour la première fois

 

Vos identifiants pour le serveur FNE (= "identifiant collab") vous ont normalement été donné à votre accueil.<br /> Le lien à copier dans la barre d'accès :\\192.168.1.99\Espace collaboratif

[SERVEUR PARTAGÉ] 3.2 Connecter votre ordinateur au serveur de fichier FNE Ain via VPN

Prérequis :
– ATTENTION : le VPN ne fonctionne pas au bureaux de Bourg-en-Bresse si vous êtes relié à internet par câble ou au wifi «WIFI-FRAPNA», pour faire le test depuis les bureaux connectez vous au 2e wifi (Frapna01). Le mot de passe est le même.
-téléchargez le guide en pièce jointe (en haut à droite) pour configurer le VPN et accéder au serveur de fichier FNE Ain.

Téléchargez le fichier VPNConfig à ce lien.

Si le lien n’est plus valide, allez chercher le fichier VPNConfig au chemin suivant depuis le serveur fne ou via fne01.quickconnect.to \\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\INFORMATIQUE\SERVEUR NAS Synology_ESPACE COLLAB

 

A la première configuration, si un message d’erreur arrive au moment de la connexion, il est possible que votre box utilise la même adresse IP que celle que nous utilisons pour nous connecter au serveur. Le plus simple est d’appeler notre prestataire informatique Micronov’ et de demander Sylvain Ducos au 04 74 22 72 72.

Il peut arriver que la connexion soit refusé alors qu’elle marchait avant. Par étapes,
1. Laissez quelques minutes passer. Vérifiez que votre connexion fonctionne bien en allant sur internet. Retentez la connexion.
2. Essayez de vous connecter à frapna01.quickconnect.to. Si cela ne fonctionne pas l’erreur viens du serveur NAS : au bureau redémarrez le NAS (à Bourg). Si vous ne pouvez pas passez à l’étape 5.
3. En cas d’échec, redémarrer votre ordinateur. Retentez la connexion.
4. En cas d’échec, Redémarrez votre box. Retentez la connexion.
5. Contactez Micronov’ et de demander Sylvain Ducos au 04 74 22 72 72.

[SERVEUR PARTAGÉ] 3.3 Se connecter à l’espace du serveur FNE Ain via navigateur et partager des fichiers (type wetransfer)

Accès au serveur FNE en ligne : https://fne01.quickconnect.to

4. [POUR MISSIONS COURANTES] Quand j’organise un événement : fichier à remplis impérativement

Il permet de faire le suivi de tout ce qui c’est fait à FNE Ain. Cela vous permet aussi de demander à la personne chargée de communication de vous préparer les affiches, flyers, publication dont vous avez besoin

[ORGANISATION D’EVENEMENT] 4. Formulaire à remplir pour toute organisation d’événement

A stocker dans les favoris : le lien du formulaire pour enregistrer l’événement ou pour toute les demande de com

5. [POUR MISSIONS COURANTES] Accèder aux comptes FNE Ain et mot de passe communs

Avec l’outil keeweb qui permet de sauvegarder les mots de passes des comptes susceptibles d’êtr utilisé par d’autre personnes dans l’équipe ou que vous créer pour FNE Ain

[MOTS DE PASSE] 5. Gestionnaire Keeweb

L’adresse de keeweb : https://app.keeweb.info/

6. [POUR MISSIONS COURANTES] Envoyer des mailling et consulter l’annuaire interne (outils de relation adhérents et contacts FNE)

Avec CiviCRM (Customer relationship Client) qui vous permet d’envoyer des mailings, de chercher ou d’enregistrer des contacts, de créer un formulaire d’inscription et de suivre les inscriptions.

[MAILLING ET ANNUAIRE] 6.1 CiviCRM 1 Connexion, recherche contacts, gestion des groupes

Adresse de civicrm : http://fra01civi.fne-apne.net/civicrm/

Pour les identifiants demander à Olivier pour la création d’un compte.

 

[MAILLING ET ANNUAIRE] 6.2  CiviCRM 2 Maillings

Lors de la création d’un mail HTML, utiliser les modèles «Mailling vie asso»,«Communiqué de presse», «Maillig HTML», «Newsletter» ou «texte uniquement» (voir capture d’écran dans les pièces jointes de cette page). Les 3 autres modèles ne fonctionnement pas bien et ne correspondent pas à la charte graphique FNE.

[MAILLING ET ANNUAIRE] 6.3 CiviCRM 3 Gestion d’événement

 

"\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\INFORMATIQUE\CIVICRM\Procédures vidéo\CiviCRM 3 Gestion d'événement.mp4"

7. Organisation et gestionnaire de tâches

7.1 [GESTIONNAIRE DE TÂCHE] Utiliser todoist

Vous avez normalement déjà un compte créé avec votre adresse professionnelle.
Si vous n’avez pas le code faites une demande de réinitialisation de mot de passe. Si cela ne fonctionne pas allez voir Olivier.

Pour l’utilisation allez voir le guide de todoist ici https://todoist.com/fr/help/categories/getting-started/getting-started-guides

Cette vidéo explique ce qu’est todoist https://www.youtube.com/user/DoistApps
La vidéo ci dessous explique le fonctionnement et fait partie d’une mini série.

7.2 La photothèque de FNE Ain

"\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\PHOTOTHEQUE\Phototèque FNE Ain.mp4"

7.3 Installer les pilotes de l’imprimante

Lien vers les drivers :

\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\INFORMATIQUE\Driver imprimante\Konica Minolta\UPDPCL6Win_393030MU\UPDPCL6Win_393030MU

"\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\INFORMATIQUE\Driver imprimante\Konica Minolta\Ajouter une imprimante.mp4"

[BONUS COLLABORATION] Annoter une page web de manière collaborative

Si vous ne souhaitez pas créer un compte à votre nom utilisez l’identifiant : FNE_Ain et le mot de passe: news

 

"\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\COMMUNICATION\Annoter une page web de manière collaborative.mp4"

[BONUS COLLABORATION] Collaborer sur un fichier à plusieurs

En priorité nous essayons d’utiliser des logiciels libres :

Les logiciels libres sont aux logiciels ce que sont les producteurs locaux face au industries agro-alimentaires.
Pour aller plus loin : https://www.youtube.com/watch?v=AB_4MLY6kjo

  • Pour travailler sur un tableur allez sur https://accueil.framacalc.org/fr/
  • Pour d’autres usages, il y a de nombreux autres outils en ligne sur framasoft : https://degooglisons-internet.org/fr/list/

Et en dernier recours, quand cela ne marche pas bien, utilisez les outils propriétaires google drive, doc, sheet…

Suivez la vidéo ici pour plus d’information https://www.youtube.com/watch?v=iR6rb4hDM2k

Bravo vous avez terminé la formation !!!

 

Publié par FNE Ain

https://www.fne-aura.org/essentiel/ain/formation-initiale-fne-ain/

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