Bienvenue à FNE Ain,

Vous trouverez dans cette série de vidéos les outils indispensables pour travailler dans l’équipe FNE Ain. Commencez par les 3 premiers pour être opérationnel. Vous pourrez faire les suivants en fonction de vos besoins.

Une grande partie des liens présentés dans les vidéos sont référencés ici

ATTENTION :

Une partie des vidéos ont un son faible sur certains ordinateurs. Si c’est le cas, prenez des écouteurs pour avoir un meilleur confort d’écoute.

Pour démarrer, cliquez sur l’onglet « Plan » pour accéder aux différents modules de formation.

Bon démarrage !

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Écrivez à olivier.coffin@fne-aura.org

Sommaire :

Introduction

 1. Communiquer avec l’équipe

1.1 Si vous êtes sur un ordi de FNE : configurer le client mail Thunderbird [MAIL]
1.2 Le webmail [MAIL]
1.3 Ajouter sa signature mail personnalisée FNE Ain [MAIL]
[FACULTATIF MAIL] Configurer son email sur son téléphone
1.4 La messagerie instantanée d’équipe [SLACK]

2. Configurer son agenda et Coutosuix – outils de suivi du temps

2.1 Configurer et utiliser Google Agenda
2.2 Gérer le suivi de temps et les demande de congé avec Coutosuix + synchro avec Google Agenda
2.3 Importer les raccourci FNE Ain dans Firefox

3. Accéder au serveur de fichier FNE Ain

3.1 Se connecter au serveur FNE Ain pour la première fois [SERVEUR PARTAGÉ]
3.2 Connecter votre ordinateur au serveur de fichier FNE Ain via VPN [SERVEUR PARTAGÉ]
3.3 Se connecter à l’espace du serveur FNE Ain via navigateur et partager des fichiers (type wetransfer) [SERVEUR PARTAGÉ]

4.Quand j’organise un événement : fichier à remplis impérativement [POUR MISSIONS COURANTES]

5.Accéder aux comptes FNE Ain et mot de passe communs [POUR MISSIONS COURANTES]

6. Envoyer des mailling et consulter l’annuaire interne (outils de relation adhérents et contacts FNE) [POUR MISSIONS COURANTES]

6.1 CiviCRM 1 Connexion, recherche contacts, gestion des groupes [MAILLING ET ANNUAIRE]
6.2  CiviCRM 2 Maillings [MAILLING ET ANNUAIRE]
6.3 CiviCRM 3 Gestion d’événement [MAILLING ET ANNUAIRE]

7. Organisation et gestionnaire de tâches

7.1Utiliser todoist [GESTIONNAIRE DE TÂCHE]
7.2 La photothèque de FNE Ain
7.3 Installer les pilotes de l’imprimante

[BONUS COLLABORATION] Annoter une page web de manière collaborative
[BONUS COLLABORATION] Collaborer sur un fichier à plusieurs

Introduction

Avant de commencer, voici deux vidéos de présentation qui vous permettront de bien comprendre le fonctionnement, les objectifs et les actions de l’association.

1. [POUR DEMARRER] Communiquer avec l’équipe

[MAIL]  1.1 Si vous êtes sur un ordi de FNE : configurer le client mail Thunderbird

[MAIL] 1.2 Le webmail

[MAIL] 1.3 Ajouter sa signature mail personnalisée FNE Ain

Le code html mentionné dans la vidéo est téléchargeable en cliquant ici.

[FACULTATIF MAIL] Configurer son email sur son téléphone

Suivez le tutoriel en pdf

[SLACK] 1.4 La messagerie instantanée d’équipe

1. Si ce n’est pas déjà fait, installez Slack en téléchargeant la dernière version ici.
2. Connectez vous en utilisant votre adresse professionnelle. Si un compte à déjà été configuré avant et que vous n’avez pas le mot de passe faites une demande de récupération de mot de passe à la 2e étape de la connexion.
3. indiquez votre nom en cliquant sur l’icône de profil en haut à droite et cliquez sur profil puis sur «modifier le profil (icône crayon dans un rond) saisissez votre Nom.

2. [POUR DEMARRER] Configurer son agenda et outils de suivi du temps

Google Agenda et coutosuix, l’outils pour noter le temps passé sur les projets, les heures supplémentaires
+ les liens principaux à sauvegarder.

2.1 Configurer et utiliser Google Agenda

Pour vous connecter à votre agenda Google aller sur https://calendar.google.com/ et identifiez vous avec votre adresse se terminant par @fne-ain.org

Si vous n’avez pas accès aux agenda des autres membre de l’équipe :

I. Partager votre agenda avec l’équipe 

1. Ouvrez Agenda et, sous Mes agendas, placez le curseur sur l’agenda que vous souhaitez partager (celui qui est à votre nom). Cliquez ensuite sur les trois point verticaux à droite de votre nom puis Paramètres et partage.

2.Sur la page qui s’affiche descendez jusqu’à «Partager avec des personnes en particulier»

• Cliquez sur «Ajouter des contacts»
• Ajouter l’adresse «salaries@fne-ain.org» et dans le menu déroulant choisir «modifier des événements»
• Écrire un mail à la liste de diffusion des salarié·e·s en l’envoyant à l’adresse salaries-f01@framalistes.org pour leur demander d’ajouter votre agenda :

«Bonjour,

Je viens de créer mon agenda Google. Vous pouvez accéder à celui-ci en ajoutant l’adresse mail suivante : monaresse@fne-ain.org

Merci d’avance et bonne journée.»

II. Ajouter les agenda des membres de l’équipe

• Allez sur la page de l’agenda https://calendar.google.com en vérifiant bien que vous êtes connecté avec l’adresse en @fne-ain.org
• Descendez cliquez sur le + à côté de «autres agendas»
• Cliquez sur «Ajouter un agenda»
• Dans le champs «Ajouter un agenda» ajouter les adresses des membres de l’équipe disponible à ce lien.

Cliquez ici pour avoir quelques astuces d’utilisation.

L’aide Google peut donner plus d’infos ici.

III. Indiquer ses jours non travaillés

IV. Réserver une salle ou du matériel 

2.2 Gérer le suivi de temps et les demande de congé avec Coutosuix + synchro avec Google Agenda

2.3 Importer les raccourci FNE Ain dans Firefox

Vous trouverez le fichier des raccourcis des outlis en lignes de FNE Ain au lien suivant (à copier coller dans la barre de navigation d’une fenêtre windows)

\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\INFORMATIQUE\Marque pages FNE Ain.html

Vous pouvez l’ouvir pour le consulter ou l’importer dans Firefox pour avoir accès au lien via les signets du navigateur. Pour cela regarder la procédure suivante.

Importer des marque-pages dans Firefox

Ouvrez Firefox sur l’ordinateur sur lequel vous voulez mettre vos favoris.

Astuce : il serait bien de réaliser une sauvegarde de vos marque-pages avant l’importation. Pour ce faire, suivez les instructions de l’article Restaurer les marque-pages à partir de sauvegarde ou les déplacer vers un autre ordinateur.

1. Cliquez sur le bouton de menu pour ouvrir le panneau de menu. Cliquez sur Marque-pages puis sur la barre Organiser les marque-pages située au bas du menu.
2. Sur la barre d’outils dans la fenêtre « Bibliothèque », cliquez sur Importation et sauvegarde puis choisissez Importer des marque-pages au format HTML…

3. Dans la fenêtre d’importation des marque-pages qui s’ouvre, naviguez jusqu’au fichier HTML des marque-pages à importer et sélectionnez-le.

4. Cliquez sur le bouton Ouvrir. La fenêtre d’importation des marque-pages se ferme.

5. Fermez la fenêtre « Bibliothèque ».

Vos favoris d’Internet Explorer seront ajoutés à vos marque-pages de Firefox dans le répertoire Menu des marque-pages.

3. [POUR DEMARRER] Accéder au serveur de fichier FNE Ain

[SERVEUR PARTAGÉ] 3.2 Connecter votre ordinateur au serveur de fichier FNE Ain via VPN

[SERVEUR PARTAGÉ] 3.3 Se connecter à l’espace du serveur FNE Ain via navigateur et partager des fichiers (type wetransfer)

Accès au serveur FNE en ligne : https://fne01.quickconnect.to

4. [POUR MISSIONS COURANTES] Quand j’organise un événement : fichier à remplis impérativement

Il permet de faire le suivi de tout ce qui c’est fait à FNE Ain. Cela vous permet aussi de demander à la personne chargée de communication de vous préparer les affiches, flyers, publication dont vous avez besoin

[ORGANISATION D’EVENEMENT] 4. Formulaire à remplir pour toute organisation d’événement

A stocker dans les favoris : le lien du formulaire pour enregistrer l’événement ou pour toute les demande de com

5. [POUR MISSIONS COURANTES] Accèder aux comptes FNE Ain et mot de passe communs

Avec l’outil keeweb qui permet de sauvegarder les mots de passes des comptes susceptibles d’êtr utilisé par d’autre personnes dans l’équipe ou que vous créer pour FNE Ain

[MOTS DE PASSE] 5. Gestionnaire Keeweb

L’adresse de keeweb : https://app.keeweb.info/

6. [POUR MISSIONS COURANTES] Envoyer des mailling et consulter l’annuaire interne (outils de relation adhérents et contacts FNE)

Avec CiviCRM (Customer relationship Client) qui vous permet d’envoyer des mailings, de chercher ou d’enregistrer des contacts, de créer un formulaire d’inscription et de suivre les inscriptions.

[MAILLING ET ANNUAIRE] 6.1 CiviCRM 1 Connexion, recherche contacts, gestion des groupes

Adresse de civicrm : http://fra01civi.fne-apne.net/civicrm/

Pour les identifiants demander à Olivier pour la création d’un compte.

[MAILLING ET ANNUAIRE] 6.2  CiviCRM 2 Maillings

[MAILLING ET ANNUAIRE] 6.3 CiviCRM 3 Gestion d’événement

7. Organisation et gestionnaire de tâches

7.1 [GESTIONNAIRE DE TÂCHE] Utiliser todoist

Vous avez normalement déjà un compte créé avec votre adresse professionnelle.
Si vous n’avez pas le code faites une demande de réinitialisation de mot de passe. Si cela ne fonctionne pas allez voir Olivier.

Pour l’utilisation allez voir le guide de todoist ici https://todoist.com/fr/help/categories/getting-started/getting-started-guides

Cette vidéo explique ce qu’est todoist https://www.youtube.com/user/DoistApps
La vidéo ci dessous explique le fonctionnement et fait partie d’une mini série.

7.2 La photothèque de FNE Ain

7.3 Installer les pilotes de l’imprimante

Lien vers les drivers :

\\192.168.1.99\Espace collaboratif\01_ADMINISTRATIF\PROCEDURES\INFORMATIQUE\Driver imprimante\Konica Minolta\UPDPCL6Win_393030MU\UPDPCL6Win_393030MU

[BONUS COLLABORATION] Annoter une page web de manière collaborative

Si vous ne souhaitez pas créer un compte à votre nom utilisez l’identifiant : FNE_Ain et le mot de passe: news

[BONUS COLLABORATION] Collaborer sur un fichier à plusieurs

En priorité nous essayons d’utiliser des logiciels libres :

Les logiciels libres sont aux logiciels ce que sont les producteurs locaux face au industries agro-alimentaires.
Pour aller plus loin : https://www.youtube.com/watch?v=AB_4MLY6kjo

• Pour travailler sur un document texte vous pouvez utiliser Framapad.

• Pour travailler sur un tableur allez sur https://accueil.framacalc.org/fr/

• Pour d’autres usages, il y a de nombreux autres outils en ligne sur framasoft : https://degooglisons-internet.org/fr/list/

Et en dernier recours, quand cela ne marche pas bien, utilisez les outils propriétaires google drive, doc, sheet…

Suivez la vidéo ici pour plus d’information https://www.youtube.com/watch?v=iR6rb4hDM2k

Bravo vous avez terminé la formation !!!